Ridurre i costi in ufficio è un obiettivo importante per molti imprenditori e manager, poiché può contribuire a migliorare la redditività e l'efficienza dell'azienda. Ci sono diversi modi per raggiungere questo obiettivo senza dover necessariamente sacrificare il confort e la funzionalità del lavoro. Qui di seguito elencheremo alcune strategie utili a contenere le spese e ad ottimizzare i flussi di lavoro e, infine, a ridurre considerevolmente gli sprechi.

Acquistare cartucce convenienti

Le cartucce compatibili per stampanti sono un'opzione conveniente diverse ragioni. Difatti hanno un prezzo inferiore rispetto alle cartucce originali, cioè quelle prodotte dal marchio di fabbrica della stampante. Questo le rende la scelta ideale per chi deve acquistare regolarmente cartucce per stampanti, come nel caso di uffici ed aziende. La convenienza di queste cartucce, tuttavia, è da valutare in base alla qualità che sono effettivamente in grado di offrire. Non tutte le cartucce compatibili sul mercato sono adatte alle stampanti, ragioni per cui conviene sempre affidarsi a venditori affidabili e garantiti.

Assegnare budget ai collaboratori

Per ridurre sprechi e consumi onerosi è sempre consigliabile stabilire dei budget e assegnarli tenendone traccia giorno dopo giorno. Avere una visione chiara delle spese dell’ufficio ci consente gestire in modo più razionale le risorse finanziarie di cui disponiamo e, soprattutto, evidenziare gli ambiti in cui si verificano degli sprechi.

In questi casi, infatti, avremo facoltà di rivedere contratti e tariffe e, magari, valutare nuovi fornitori più convenienti. Lo stesso vale per gli sprechi di risorse materiali che, in  ogni caso, sono pur sempre da considerare come reali beni economici.

Per questo tantissime aziende adottano sistemi in grado di gestire i budget e gli asset aziendali tramite assegnazioni individuali. In altre parole questi sistemi sono in grado di suddividere le risorse disponibili per ogni collaboratore che potrà accedervi attraverso codici personali o chiavette personalizzate.

In questo modo i collaboratori sono responsabilizzati circa l’uso delle risorse aziendali e, soprattutto, possono essere monitorati durante tutto il periodo di concessione. Si tratta di un sistema di vigilanza molto utile per le stampe, ambito per il quale non di rado si verificano usi impropri a scopo personale, causando costi onerosi per l’azienda. Grazie all’assegnazione di budget di risorse ai collaboratori sarà possibile ridurre i consumi anomali e, quindi, ottimizzarne l’utilizzo al netto di usi impropri e sprechi.

Premi e incentivi finalizzati al risparmio

I premi per i collaboratori più attenti al risparmio delle risorse aziendali possono variare a seconda delle esigenze e delle preferenze dell'azienda. Per esempio è possibile adottare bonus in denaro, ovvero premi destinati ai collaboratori che hanno contribuito al meglio al risparmio delle risorse aziendali. In alcune aziende vengono adottati anche i giorni di permesso extra, considerati da tantissimi lavoratori un'opzione molto gratificante per coloro che hanno lavorato sodo per il risparmio delle risorse aziendali.

Infine si potrebbero adottare anche i cosiddetti “premi in natura”, ovvero regali, buoni per cene o viaggi destinati a tutti coloro che hanno contribuito al risparmio delle risorse aziendali. Ci sono poi i riconoscimenti pubblici e le opportunità di formazione, premi alternativi che gratificano i collaboratori più solerti al risparmio e che motivano tutto lo staff a dare il meglio.

Luci a sensori e soluzioni domotiche

Sfruttare la tecnologia consente di ridurre drasticamente i costi in ufficio in diversi modi. In che modo? Basti pensare alla prassi della videoconferenza come alternativa ai  lunghi viaggi d'affari, un modo pratico e immediato che abbatte tutti i costi di permanenza e spostamento. Lo stesso vale per l’utilizzo delle nuove tecnologie, come ad esempio quelle provenienti dal mondo della domotica.

Oggi è possibile ottimizzare i consumi di acqua, luce e gas attraverso dispositivi intelligenti e di semplice utilizzo, come ad esempio i sensori per l’accensione dell’illuminazione o i termostati smart. Questi dispositivi sono progettati per produrre storici di consumo e per attivarsi solo quando sono effettivamente necessari. Infine consentono di ridurre in modo considerevole il consumo energetico senza rinunciare al confort d’utilizzo, sia in casa che in ufficio.