La tecnologia, e specialmente Internet, ha fatto enormi passi da gigante nell'ultimo decennio, diventando un elemento ormai indispensabile nella società moderna di tutti i Paesi. Ha rivoluzionato infatti tutti i settori lavorativi e l'economia in generale dei Paesi.

Sicuramente, poter utilizzare il web permette di svolgere numerose funzioni utili per una società, come poter parlare a distanza con i propri soci o clienti, attivare la vendita online dei propri prodotti, usare il web come vetrina per farsi pubblicità ed aumentare quindi la propria utenza e molto altro.

Un altro aspetto molto interessante che la tecnologia offre ad un'azienda è la conservazione digitale dei documenti (apprfondita sul sito di Savino Solution). L'Agid, ovvero Agenzia per l'Italia Digitale, afferma che con questo processo si intende la protezione e la custodia nel tempo gli archivi di documenti e dati informatici di particolare rilievo.

Sicuramente, questo aspetto è di grande importanza per le aziende che devono lavorare con una enorme quantità di documenti e file, e devono tenerli sempre ordinati e a disposizione. La conservazione digitale può sicuramente aiutare in merito per ottenere una rapidità di ripresa e di organizzazione molto notevole. Ma come si fa a svolgere tale operazione? La prima cosa da fare per un'azienda o società è quella di digitalizzarsi, quindi chiamare appositi team che permettono di attuare tutte quelle operazioni necessarie per rendere più tecnologica e smart i processi aziendali.

Quando, successivamente, si vuole adoperare la conservazione digitale dei documenti, è importante e consigliato chiamare agenzie accreditate Agid, che permettono di lavorare nel completo rispetto delle leggi e normative vigenti, oltre ad offrire grande professionalità e sicurezza.

Come stabilisce l'Agid, infatti, il sistema di conservazione, come previsto dall’art.44 del CAD, garantisce autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici. Per realizzare tale operazione, l'agezia afferma che bisogna operare su questi determinati aspetti, ovvero:

• la natura e funzione del sistema adottato in precedenza e che si vuole adottare nel presente;
• i modelli organizzativi che bisogna scegliere, per avere un'organizzazione dei file e documenti chiara, precisa ed ordinata;
• è importante specificare tutti i ruoli chiave delle persone coinvolte in tale procedimento, come tecnici, amministratori, collaboratori ecc.;
• bisogna descrivere in tutti i suoi passaggi i vari step che comprendo la conservazione digitale dei documenti;
• ogni azienda, società o amministrazione deve adoperare in merito apposite figure professionali che si occupano della conservazione, in modo professionale e con dedizione.

Per concludere, è importante ancora ribadire come questa funzione sia fortemente consigliata ormai a tutte le aziende e società che operano con grandi mole di file e documenti importanti come fatture, contratti, ricevute ecc. Averle infatti tutte ordinate, magari per categoria o in ordine alfabetico, aiuta notevolmente a riprendere il documento cercato nel momento della necessarietà.